Що таке сучасний інтранет і чим він корисний для бізнесу

За статистикою, 77% українських компаній минулого року використали гібридний формат роботи. Але чи можна повноцінно працювати, наприклад, із дому та ефективно виконувати всі робочі завдання? Так, якщо підійти до організації цифрового робочого середовища з розумом.

Що таке інтранет-портал?
Інтранет-портал - це корпоративна онлайн-платформа, яка допомагає співробітникам організовувати злагоджену роботу, обмінюватися інформацією та спілкуватися один з одним.

Перша поява інтранетів для комунікації всередині компанії сталася ще у 90-х роках. Тоді портали являли собою прості внутрішні сайти компанії з форумами для спілкування, базами даних та файлів та стрічкою новин для співробітників.

Сучасні інтранет-портали дозволяють переносити «у цифру» безліч робочих процесів та створювати віртуальні робочі простори. До них можна підключати додаткові функції, корпоративні програми, збирати та аналізувати дані про бізнес-процеси.

Інтранет-портали часто називають корпоративними порталами (або скорочено – корпорталами), хоча останній термін спочатку ширший. У цій статті я ставитиму між ними знак рівності і матиму на увазі внутрішнє цифрове середовище для організації роботи всіх співробітників.
Дізнайтесь, як збільшити продажі в інтернет магазині, нові технології.

Види інтранетів
Існують різні класифікації інтранетів. Одна з них підрозділяє корпортали за рівнем зрілості та виділяє чотири види:
- базовий - його використовують 15% українських компаній (доступ до документів, контактів та корпоративних новин);
- класичний — 40% (є можливість комунікації з колегами, участі у проектах та отримання навчальних матеріалів);
- сучасний - 35% (розширена аналітика, автоматизація багатьох процесів і глибоке налаштування під завдання підприємства);
- діджитал-воркспейс — лише 10% (хоча зараз межа між діджитал-воркспейсами та сучасними корпорталами з численними інтеграціями поступово стирається).

Базовий інтранет: для тих, кому потрібний мінімум
Базовий інтранет-портал – це інформаційна панель для співробітників. Більшість подібних рішень на сьогоднішній день включають стандартні функції:

Середовище спілкування для співробітників: єдина платформа для робочого та особистого спілкування. Чати, обговорення завдань, дзвінки допомагають вирішувати питання оперативно. Тут доступний список усіх співробітників з інформацією про посади та відділи, що спрощує взаємодію між філією.

Загальна робота з документами: файли, прикріплені до завдань, доступні для спільної роботи зі збереженням історії змін. Це зручно для узгодження реквізитів, юридичних питань та складання робіт. Система підтримує угруповання документів за проектами, завданнями та виконавцями, забезпечуючи швидкий доступ до потрібної інформації.

Стрічка новин та повідомлення: зміни графіка, переїзди офісів, корпоративні заходи та інші події з життя компанії.

Відстеження завдань та робочого часу: класичний інтранет дозволяє відстежувати робочий годинник та оцінювати продуктивність співробітників. Зафіксований час роботи допомагає аналізувати завантаження персоналу та виявляти найефективніші методи виконання завдань.
Читайте також - як професійно спілкуватися з клієнтом по телефону? Це потрібно знати продавцям.

Корпортали цього рівня найчастіше представлені хмарними рішеннями, ніж коробковими версіями. Вони підходять бізнесу, у якого:
- штат складається з 90-450 осіб, а бізнес-процеси досить прості і не вимагають індивідуальних підходів;
- є потреба у базовому функціоналі, а додаткові можливості непринципові чи плануються до использования;
Роботи з поліпшення та розвитку операційної частини бізнесу зазвичай делегуються сторонньому постачальнику послуг.

Класичний інтранет: чим користується більшість.
Класичний корпортал включає ширший функціонал. До базових можливостей тут додається:

Веде проекти. Проектні завдання можна поєднувати в групи та використовувати різні підходи до управління проектами: канбан, діаграми Ганта, чек-листи. Портал зберігає документацію та статистику, надаючи повну картину стану проекту.

Автоматизація бізнес-процесів. Автоматизовані процеси (наприклад, оформлення нового співробітника) дозволяють спростити рутинні операції. Нові завдання створюються автоматично, і це прискорює адаптацію співробітників та дотримання внутрішніх регламентів.

Навчання нових працівників. Для адаптації новачків створюється окрема база знань із правилами роботи, внутрішніми регламентами та необхідними скриптами.
Пропонуємо тренінги активні продажі по телефону, повна консультація.

*** Класичний інтранет - це найчастіше коробкове рішення з мінімальними доопрацюваннями (або зовсім без них). Такий підхід є оптимальним для представників середнього бізнесу, яким потрібно навести прозорість у процесах, упорядкувати роботу над проектами та привести роботу кожного відділу до єдиних стандартів.

Сучасний інтранет - повна автоматизація та аналітика
Такі корпортали мають на увазі індивідуальне настроювання існуючих рішень під конкретні потреби компанії або власну розробку. Це може включати як адаптацію наявних функцій, так і розробку унікальних модулів на основі необхідних можливостей.

Інтранет такого рівня дозволяє не тільки оптимізувати організаційні процеси та збільшити ефективність комунікації в команді, а й вирішити складніші завдання бізнесу. Наприклад, контролювати фінанси, автоматизувати звітність щодо оплати праці та виплат у рамках соцпакету і навіть рівень вигоряння співробітників.

Тепер подивимося, що може запропонувати сучасний корпортал різним відділам та напрямкам бізнесу. Саме такий рівень автоматизації ми використовуємо у Notamedia.

Для HR та бухгалтерії
Рішення, що використовується в нашій компанії, автоматично створює звіт для HR-відділу, в якому містяться дані про вакансії, прийняті співробітники і тих, хто пройшов випробувальний термін. При наймі нового співробітника їм автоматично створюються облікові записи в LDAP, що надають доступ до пошти, сховищу документів, середовищем розробки (якщо це необхідно) та іншим сервісам.

Розрахунок зарплати теж автоматизований і враховує все: робочі години, понаднормові, відпустки, вихідні, переноси завдань та решта, що може впливати на підсумкову суму до виплати. Усі платежі відображаються у відомості та кешфлоу дивізіону, показуючи доходи та витрати на ФОП. Це заощаджує до 60% рутинної роботи бухгалтерії та керівників відділів.

Для відділу продажу
Якщо інтегрувати корпоративний портал із CRM-системою, в інтранеті можна вести та відстежувати весь цикл проекту: від створення комерційних пропозицій для клієнта до реалізації та моніторингу прогресу щодо проекту з підбиттям підсумків.

При підготовці комерційної пропозиції ми використовуємо кошторисний калькулятор, який дозволяє вибирати товари, послуги, ресурси, враховувати податки, терміновість і ризики. чат-бот для типових запитів: наприклад, надсилання презентацій або кейсів.

Якщо клієнт прийняв комерційну пропозицію, ведення проекту продовжиться у тій же угоді із збереженням усієї історії даних.

Для співробітників
Компанії відслідковують робочий час співробітників для розподілу навантаження та управління ресурсами. допомагає вчасно коригувати розподіл часу та уникати переробок. Облік часу також важливий для взаєморозрахунків між відділами, планування фінансів та розподілу ресурсів.

У нашому офісі використовуються методи підключення до внутрішньої мережі та система контролю доступу (СКУД), щоб відслідковувати початок роботи та час перебування співробітника в офісі. оскільки співробітники – ключовий ресурс нашої компанії.

Сучасні інтранет-рішення особливо корисні в таких випадках:
- компанія хоче автоматизувати всі бізнес-процеси, щоб знизити людський фактор та отримати якісну аналітику про все, що відбувається у компанії;
- є суворі вимоги до безпеки, і бізнес не готовий довірити зберігання даних зовнішнім підрядникам (відповідно це означає розгортання на своїх серверах);
- галузь характеризується високою динамікою змін, і дуже важливо оперативно адаптуватися до них, інтегруючи нові процеси.

*** Якщо вашому бізнесу потрібна тільки повноцінна аналітика, автоматизація і повна прозорість у всіх процесах, то сучасний, грамотно спроектований і впроваджений інтранет буде оптимальним рішенням. замислитися над діджітал-воркспейсом

* Що в результаті
Який варіант інтранету вибрати — залежить від завдань та цілей компанії.

Але якщо бізнесу необхідний повний контроль над тим, що відбувається всередині компанії, зниження ролі людського фактора та повноцінна аналітика з пошуком слабких місць (і можливими варіантами їх усунення) варто подивитися у бік сучасних корпорталів.
Читайте статті з нашого сайту - що таке консумація? Також, що дасть тренінг з мерчендайзингу? І звісно, про як керувати людьми, методи та поради?